Blog Image

Energimyndighetens nya lokaler

Aktivitetsbaserat arbetssätt och anpassad arbetsmiljö

Energimyndigheten är en statlig myndighet och vår vision är ett hållbart energisystem. I den här bloggen dokumenterar vi vår resa mot ett aktivitetsbaserat arbetssätt och anpassad arbetsmiljö. Vi vänder oss främst till våra egna medarbetare, men delar också gärna med oss av våra erfarenheter.

På studiebesök i våra nya lokaler

Inredning Posted on 2017-06-15 12:57

Samtliga medarbetare erbjuds studiebesök i lokalerna som håller på att iordningställas inför vår flytt i oktober. Evastina Hagen guidar i byggnaden.

“Besök i nya lokalerna, så fint😊 Fantastiska ytor med mycket rymd och den industriella känslan finns
kvar. “

Ann Höglund (text och bild)



Hur arbetar man aktivitetsbaserat på Tillväxtverket?

Arbetssätt Posted on 2017-06-01 16:54

Gå ut i fågelkvittret, sa Cecilia Bertilsson. Ta vara på
Eskilstunas fina parker och ha dialogmöten där. I måndags var vår tidigare
kollega Cecilia Bertilsson, nu utlånad till Tillväxtverket, på besök och vi
arrangerade ett lunchseminarium där hon berättade hur det är att arbeta
aktivitetsbaserat på Tillväxtverket. Tjugotalet medarbetare var samlade och
aktiva med att ställa frågor.

Det rörde sig bland annat om frågor om de personliga skåpen
var tillräckligt stora och om man lyncar(Skypar) för att hitta varandra. På dessa svarade
Cecilia att skåpen räcker och visst lyncar(Skypar) man, men så hittar man också varandra i de
olika stråken. Sen ställdes frågan om man måste jaga arbetsplats, men Cecilia sa att det
fanns gott om olika platser att välja på. Däremot var det lite dåligt med
mötesrum som var bokningsbara.

Tag hand om nyanställda var ett annat medskick som Cecilia
hade. När hon började i höstas hos Tillväxtverket så ingick hon inte i det ordinarie introduktionsprogrammet.
Det var lite trevande hur man skulle förhålla sig tyckte Cecilia. Det kändes känsligt att man riskerar att ”ta” någon annans plats. Så småningom
så började hon att förstå sammanhanget och väljer idag arbetsplats utifrån det
arbetssätt hon önskar.

När hon skriver sätter hon sig mer avskilt för att fullt ut kunna
fokusera. Hon säger också att hon är på kontoret nästan varje dag numera. Hon
har upptäckt oväntade vinster som att tex att sitta bredvid någon annan kollega en
dag och kunna lösa många frågor under hand. På så sätt slipper man att boka möten. Hela
arbetssättet leder till en plattare organisation där tid och rum får en annan
betydelse. Resultatet av det man ska åstadkomma blir mycket viktigare.

”Men glöm
inte konsten” är också ett medskick från Cecilia. När man inte har personliga
arbetsplatser är det viktigt att själen stimuleras med gemensamma intryck.

Katarina Bruno

Projektdeltagare och arrangör av lunchseminariet.

PS Stort tack till Tillväxtverket och Cecilia Bertilsson för möjlighet till studiebesök och att Cecilia kom och berättade och gav oss möjlighet att ställa frågor DS



Vi ses i de nya lokalerna – lycka till!

Medarbetarskap Posted on 2017-04-19 12:47

Text av Emma Thornberg

Jag är på väg på äventyr och ska vara tjänstledig ett år.
Jag vill därför passa på att önska lycka till med flytten.

Ta hänsyn till och
ta hand om alla på ett bättre sätt

Energimyndigheten är fylld av kompetenta och varma
personer. Jag har fått möta och bli både kollega och vän med fantastiska
personer som gett mig inspiration och energi. Tack! Jag har alltid fått hjälp
och stöd med att ta fram och kritiskt granska underlag när jag behövt det
vilket gör att resultatet alltid blir bättre. Tack för det också!

Att vara en hjälpsam kollega är ofta en balansgång mellan
att ta hand om sig själv och att hjälpa varandra för att nå våra mål. Det är
svårt. Min reflektion är att det största problemet som vi har är att personer
är för ambitiösa och hjälpsamma. Våra värdeord, helhetssyn, mod och
trovärdighet bör användas på ett ännu bättre och effektivare sätt för att
hjälpa oss själva och varandra att arbeta på ett ännu mera hållbart sätt för
att nå vårt mål om att bli Sveriges bästa myndighet. Det är ett häftigt mål och
det finns potential att nå det. Jag tror att vägen dit består av två delar, den
ena är en grund med struktur, rutiner, och verktyg. Det andra är att lyssna på
och ta hänsyn till att alla, för vi måste må bra för att kunna prestera som
individer och som grupp.

Trygghet är grunden
för en lyckad förändring

Jag upplever att det finns oro för det är många saker som
är i förändring. Jag tror att det är viktigt att oron tas om hand för att det
ska finnas förutsättningar för att vi ska hantera och se fram emot alla
förändringar på ett positivt sätt, och för att vi ska göra ett bra jobb. Jag
har själv funderat på vad som gör att jag gillar utmaningar och att testa nya
saker. Mitt svar på den frågan är trygghet. För mig innebär det t.ex. att alla
frågor besvaras. Ett svar på en fråga kan vara ”det vet vi inte ännu men vi ska
fundera på det och återkommer”. Det viktiga är att se till att ta hänsyn till
allas behov. Vinsten för Energimyndigheten är produktiva personer som mår bra
och är trygga.

Alla synpunkter
måste vara välkomna

Jag tror alla ser fram emot en ny fräsch lokal. Jag tror
också att vi behöver få mer information för att också känna att vi kommer kunna
utföra vårt arbete på ett effektivt sätt. För att vara trygg och kunna lägga
min energi på att skapa värde för Energimyndigheten hade jag velat veta vilka
aktiviteter som vår nya lokal kommer att erbjuda och vilka lösningar som finns
för att kunna genomföra dem på ett bra sätt. Jag skulle önska att både hejarop
och kritiska synpunkter välkomnas, för det behövs för att det ska bli bra. Jag
hade också önskat mer förståelse för att en flytt tar energi, även om alla
frågor är besvarade. För att en förändring kräver nya vanor och det tar tid att
anpassa sig och få dem. Jag är övertygad om att det kommer att bli bra! Jag ser
fram emot att komma tillbaka till en kreativ miljö där nya rutiner m.m. finns
och jag kommer anpassa mig till dem. Jag kommer följa ert äventyr och önskar er
Lycka till!

Emma Thornberg



Utvecklingsgrupper nätverkar

Arbetssätt Posted on 2017-03-10 16:18

För att Energimyndigheten ska kunna möta framtidens behov har vi bland annat tagit fram en verksamhetsstrategi. Vi arbetar med

kundnytta

effektiva flöden

ständiga förbättringar

medarbetar- och ledarskap i samspel

Det innebär att vi i framtiden kommer att arbeta mer nätverksorienterat. För att möta det behovet anpassar vi våra nya lokaler.

I arbetet inför att vi flyttar in bjuder vi in till delaktighet. Genom tiotalet utvecklingsgrupper arbetar drygt sjuttio medarbetare med att definiera behov och önskemål om vad som skulle vara en anpassad arbetsmiljö. I veckan träffades vi över gränserna och delade med oss till varandra för att säkerställa eventuella överlapp och att inget skulle ramla “mellan stolarna”. Materialet kommer att tas om hand av projektgruppen som undersöker möjligheterna tillsammans med inredningsarkitekterna och andra berörda att genomföra utifrån helhet, tidplan och budget.

För att få delaktighet, engagemang och kreativitet i projektet kräver utvecklingsgrupperna ett processorienterat arbetssätt. Vi vill få upp mycket idéer och önskemål. Det skapar förväntningar. Och allt kommer inte att gå att genomföra. Men många saker kommer att gå att genomföra och då har det varit värdefullt för oss alla att så många varit med i processen. Läs mer om utveckingsgrupperna under FAQ.

Katarina Bruno

Projektledare



Jobbar vi aktivitetsbaserat?

Arbetssätt Posted on 2017-01-09 14:27

Dagarna före jul erbjöd vi studiebesök på Vinnova och vi
var tjugotalet kollegor som tog möjligheten att se deras
aktivitetsbaserade arbetsplats. Min upplevelse var positiv och jag gillade
framför allt stämningen bland medarbetarna. Det fanns arbetsplatser där man
satt tyst och fokuserat och arbetade, livligare möten i konferensrum och en
stor allmän yta där man kommunicerade med varandra på en ”hemma hos” nivå. Det
hela kändes hemtrevligt tycker jag.

Så långt om själva arbetsmiljön. Men det
aktivitetsbaserade arbetssättet då? På ett studiebesök i den här formen tycker
jag att det är svårt att se det aktivitetsbaserade arbetssättet. Jag
reflekterar också över vad begreppet egentligen innefattar. I tanken letar jag i
min närmaste arbetsmiljö och fastnar för ett exempel som kanske kan vara
relevant. På kommunikationsenheten har vi sen några år infört måndagsmöten.
Formen för dessa har stötts och blötts under några år, men sen en längre tid
består mötet av en halv timmes avstämning av det aktuella läget av energifrågan
i media.

Tillsammans diskuterar vi hur vi ska förhålla oss till det
och hur vi ska kommunicera i myndigheten kanaler. För det arbetsmomentet har vi
ett ståbord mitt i landskapet och diskussionen blir öppen för kollegor att
höra. Med hjälp av Skype kopplar vi upp fysiskt frånvarnade kollegor; virtuellt
med andra ord.

Ser du något exempel nu i vår verksamhet på hur vi arbetar
aktivitetsbaserat? Berätta gärna och dela tankar här.

Katarina Bruno

Projektledare



Aktiva professionella lagspelare

Medarbetarskap Posted on 2016-12-09 18:15

Delaktighet är en framgångsfaktor för en lyckad process
säger många som tidigare har gått över till aktivitetsbaserad arbetsplats. Så
säger vi också på Energimyndigheten. Men vad betyder egentligen delaktighet i
det här fallet? Jag tror att det kan betyda olika saker för olika personer.

I vår verksamhetsstrategi har vi satt fingret på att vi
behöver ha ett aktivt ledarskap och medarbetarskap i samspel för att lyckas med
våra uppdrag. Vi har också formulerat en idé om att medarbetarna på
Energimyndigheten ska vara aktiva och professionella
lagspelare
. Vilket gäller oss alla, såväl chefer som medarbetare.

I arbetet med våra nya lokaler blir medarbetaridén viktig.
Om delaktighet är en framgångsfaktor krävs det att vi kliver in på planen och spelar
tillsammans.

Jag vill uppmana dig som har idéer om hur du vill ha det
på din arbetsplats att gå med i någon eller flera av utvecklingsgrupperna, och
vara med och påverka utvecklingen som den aktiva professionella lagspelare du
är. Om du vill spela back eller forward eller stå i mål spelar ingen roll, bara
du är med. Från dem som stannar kvar på läktaren hoppas vi på glada hejarop. Det
är nu vi skapar vår gemensamma framtida arbetsplats!

Anmäl dig till Evastina Hagen via e-post.

Katarina Bruno

Projektledare



Film från byggarbetsplatsen

Film Posted on 2016-12-06 09:37

Följ med och kika in i våra nya lokaler hur det såg ut i slutet av novemberhttps://dreambroker.com/channel/gyzydmk6/iframe/1w9z2skja “Jansson/Lindblom cooperation”



Väntan, förväntan och ankomst

Medarbetarskap Posted on 2016-11-25 11:45

Till helgen är första advent. Advent betyder ankomst. Jag trodde länge att det betydde väntan, att man väntade in julen. Oavsett betydelsen så är den här tiden förknippad med mycket förväntan. Så är det också i vår resa mot nya lokaler. Vi har alla olika förväntningar. En förväntan som uttalades tydligt på personalmötet innan sommaren var delaktighet och information.

Jag som arbetat med kommunikation i 25 år, bland annat i stora förändringsprocesser, vet om att det är många utmaningar i kommunikationsarbetet. Tidigt i det här arbetet tog vi fram en kommunikationsplan. Den finns på samarbetsytan Aktivitetsbaserat arbetssätt där vi samlar alla dokument. I kommunikationsplanen kan du bland annat läsa om de olika kanaler som vi använder. Den här bloggen är en ny kanal. Det tar alltid tid innan man upparbetat en ny kanal, men vi kan nu se att besöksfrekvensen ökar. Så ni som tittar in där: sprid gärna budskapet om den nya kanalen. Och var gärna med och för en dialog.

Men det där med delaktigheten då? Jo, inom projektet har vi identifierat ett tiotal områden där man kan engagera sig direkt. I byggplanen ligger de delar som påverkar kök och lunchmatsal tidigt. Vi är många som trängs idag när vi ska värma matlådor, fiska upp bestick och försöka fylla på vattenglas. Visserligen kan det bli spännande möten, men i vår kommande matsal kanske man kan åstadkomma andra utvecklande mötesformer. Någon nämnde att vi kan baka tillsammans. Vilken fantastisk idé. En sådan idé som i gruppen kök/matsal kan få verklighet om du deltar.

Här ska du också passa på att vara med och påverka om du vill ha någon extern intressent som levererar lunch. Ska det vara en automat eller fräscha sallader vid dörren eller som någon sa: integration av flyktingar som kan dela med sig av sin matkultur genom lunchverksamhet.

Vi har gjort ett upprop om att ni ska anmäla intresse till Evastina Hagen. Det går bra att anmäla intresse till vilken av grupperna som helst. I förra blogginlägget finns grupperna angivna. Den 1 december finns vi i Energikällan och berättar mer om utvecklingsgrupperna. Vi finns vid den whiteboard som vi kommer att använda som projektvägg där vi kommer att sätta upp dokument och annan dokumentation. Så tag chansen att göra verklighet av din förväntan, och anmäl dig direkt till Evastina Hagen eller kom förbi Energikällan den 1 december mellan 11.30 och 12:30.

Trevlig advent!

Katarina Bruno

Projektledare



« PreviousNext »