Blog Image

Energimyndighetens nya lokaler

Aktivitetsbaserat arbetssätt och anpassad arbetsmiljö

Energimyndigheten är en statlig myndighet och vår vision är ett hållbart energisystem. I den här bloggen dokumenterar vi vår resa mot ett aktivitetsbaserat arbetssätt och anpassad arbetsmiljö. Vi vänder oss främst till våra egna medarbetare, men delar också gärna med oss av våra erfarenheter.

Vilket kön har oljan i maskineriet?

Medarbetarskap Posted on 2017-06-26 09:43

Inlägg från Viveca Sjöstedt om personaldagen då vi pratat om Allemansrätten och hur vi förhåller oss till varandra.

Jan Gunnarsson talar om olja i maskineriet. Det exempel han
använder sig av är en flygvärdinna (purser) som är glad, tröstar pilot och får
alla att känna sig speciella och välkomna. Han ger också oss tips på att det
kanske är okej att ta undan någon annans kaffekopp.

Tyvärr har dock forskning visat
att icke-meriterande uppgifter i större utsträckning genomförs av
kvinnor. I lördags refererade DN till en studie om just detta (se länk nedan).
Slutsatsen är att kvinnor i högre grad accepterar de arbetsuppgifter som ingen
annan vill göra: ”Kvinnor är i högre grad oftare än män frivilliga, oftare blir
tillfrågade och dessutom oftare säger ja när den typen av arbete ska fördelas”.

Alltså är det problematiskt att
säga att alla ska hjälpas åt – för ”alla” blir oftast kvinnor. (Räkna gärna hur
många kvinnor som skrev på blädderblockspapprena igår.) Energisektorn kämpar
för att ha fler kvinnor som arbetar för ett hållbart energisystem – men vad
händer om energikvinnorna är upptagna med att plocka undan kaffekoppar?

Det positiva är att det finns
sätt att lösa detta – exempelvis att ha roterande ansvar för uppgifter som vi
helst vill att någon annan ska ta. Denna typ av lösningar bör vara vägledande
för Energimyndighetens värdskap. Att lita till ”allas” goda vilja är inte vägen
att gå.

DN-artikeln ”Kvinnor har inte
tid över för att styra världen”

http://www.dn.se/arkiv/ledare/kvinnor-har-inte-tid-over-for-att-styra-varlden/

Seminarium på SNS där Vesterlund presenterar: IIES/SNS International Policy Talks: Lise Vesterlund – om varför
kvinnor halkar efter i karriären

Hela vetenskapliga artikeln: Babcock,
L., Recalde, M. P., Vesterlund, L., & Weingart, L. (2017). Gender differences in accepting and
receiving requests for tasks with low promotability
. The American Economic Review,
107(3), 714-747.

Viveca Sjöstedt



Vi ses i de nya lokalerna – lycka till!

Medarbetarskap Posted on 2017-04-19 12:47

Text av Emma Thornberg

Jag är på väg på äventyr och ska vara tjänstledig ett år.
Jag vill därför passa på att önska lycka till med flytten.

Ta hänsyn till och
ta hand om alla på ett bättre sätt

Energimyndigheten är fylld av kompetenta och varma
personer. Jag har fått möta och bli både kollega och vän med fantastiska
personer som gett mig inspiration och energi. Tack! Jag har alltid fått hjälp
och stöd med att ta fram och kritiskt granska underlag när jag behövt det
vilket gör att resultatet alltid blir bättre. Tack för det också!

Att vara en hjälpsam kollega är ofta en balansgång mellan
att ta hand om sig själv och att hjälpa varandra för att nå våra mål. Det är
svårt. Min reflektion är att det största problemet som vi har är att personer
är för ambitiösa och hjälpsamma. Våra värdeord, helhetssyn, mod och
trovärdighet bör användas på ett ännu bättre och effektivare sätt för att
hjälpa oss själva och varandra att arbeta på ett ännu mera hållbart sätt för
att nå vårt mål om att bli Sveriges bästa myndighet. Det är ett häftigt mål och
det finns potential att nå det. Jag tror att vägen dit består av två delar, den
ena är en grund med struktur, rutiner, och verktyg. Det andra är att lyssna på
och ta hänsyn till att alla, för vi måste må bra för att kunna prestera som
individer och som grupp.

Trygghet är grunden
för en lyckad förändring

Jag upplever att det finns oro för det är många saker som
är i förändring. Jag tror att det är viktigt att oron tas om hand för att det
ska finnas förutsättningar för att vi ska hantera och se fram emot alla
förändringar på ett positivt sätt, och för att vi ska göra ett bra jobb. Jag
har själv funderat på vad som gör att jag gillar utmaningar och att testa nya
saker. Mitt svar på den frågan är trygghet. För mig innebär det t.ex. att alla
frågor besvaras. Ett svar på en fråga kan vara ”det vet vi inte ännu men vi ska
fundera på det och återkommer”. Det viktiga är att se till att ta hänsyn till
allas behov. Vinsten för Energimyndigheten är produktiva personer som mår bra
och är trygga.

Alla synpunkter
måste vara välkomna

Jag tror alla ser fram emot en ny fräsch lokal. Jag tror
också att vi behöver få mer information för att också känna att vi kommer kunna
utföra vårt arbete på ett effektivt sätt. För att vara trygg och kunna lägga
min energi på att skapa värde för Energimyndigheten hade jag velat veta vilka
aktiviteter som vår nya lokal kommer att erbjuda och vilka lösningar som finns
för att kunna genomföra dem på ett bra sätt. Jag skulle önska att både hejarop
och kritiska synpunkter välkomnas, för det behövs för att det ska bli bra. Jag
hade också önskat mer förståelse för att en flytt tar energi, även om alla
frågor är besvarade. För att en förändring kräver nya vanor och det tar tid att
anpassa sig och få dem. Jag är övertygad om att det kommer att bli bra! Jag ser
fram emot att komma tillbaka till en kreativ miljö där nya rutiner m.m. finns
och jag kommer anpassa mig till dem. Jag kommer följa ert äventyr och önskar er
Lycka till!

Emma Thornberg



Att kasta sig ut i ett svart hål

Medarbetarskap Posted on 2017-03-24 09:28

Jag förstod mig inte på dem. De där andra, som med hull och hår, kastade sig rätt ut i ett svart hål. Men så har jag har ju aldrig varit en early adopter heller. Låt de andra prova först, brukar jag tänka, så får en se sen. Det här var innan jag förstått hur fantastisk bra det var att inte envist bita sig kvar på den stol jag suttit på de senaste åren. Men så här började alltihopa.

Det var min kreativa, idéspruta till chef Eva Lindhé som var pigg på att låta oss på kommunikationsenheten agera labbråttor. Hon anmälde oss gladeligen till det experiment som ledningen ville genomföra för att testa det man kallade ett aktivitetsbaserat arbetssätt. Det här var på hösten 2014 och vi hade precis blivit en enhet och fått ett nytt landskap att flytta in i. Aldrig i livet att jag släpper min plats nere i hörnet, tänkte jag. Jag måste ha min egen stol, mina egna papper, ja till och med min egen skrivbordslampa, resonerade jag. Vad var det för vits med att ägna en massa tid åt att plocka fram sina grejer varje morgon och plocka bort dem på kvällen, det kan ju inte vara effektivt tänkte jag.

Fasta och flexibla arbetsplatser
Sagt och gjort, halva enheten gick med på att testa detta nya och halva enheten ville ha sina fasta platser kvar. Kompromissen blev att halva landskapet blev anpassat med flexibla arbetsplatser och andra halvan med fasta platser. En bra lösning tyckte jag som kunde fortsätta att sitta i mitt hörn, se samma människor runt omkring och inte behöva höra andras prat om sådant som jag inte arbetade med. Jag var nöjd och tillfreds med livet i mitt eget hörn.

Nya lokaler och beslut om nytt arbetssätt
Arbetet med våra nya lokaler tog fart under hösten 2016. Alla pratade aktivitetsbaserat, lounger, flexibla ytor, terrasser, kök med mikrovågsugnar som räckte till alla med mera. Plötsligt var det bara ett år kvar till den stora flytten.

Ledningens beslut att inte göra undantag utan genomföra att alla skulle arbeta aktivitetsbaserat, inte ha egna skrivbord, gjorde att jag började fundera på hur detta skulle komma att påverka mig. Skulle jag få ont i ryggen av att inte kunna sitta på min egen stol, skulle datorn ladda ur sig hela tiden, skulle jag irritera mig på andras prat om sådant som inte berörde mig?

En eftermiddag i gråslaskets månad november fattade jag ett beslut. Jag skulle passa på att prova att sitta på andra sidan rummet innan flytten. Jag skulle våga språnget ut i ovissheten. Det fick bära eller brista. Jag vägde för- och nackdelar nogsamt – det är soligare på andra sidan, det är finare att sitta mot parken när våren kommer, resonerade jag. Men det är bra att slippa plocka fram sina saker varje morgon, tänkte jag också. Jag landade till sist ändå i att det är bra att hinna prova innan flytten så att man vet hur det fungerar.

Jag packar och slänger
Sagt och gjort, efter jul och nyår packade jag ihop mitt skrivbord. Slängde gamla papper och pinaler jag dragit runt med i alla flyttar jag gjort under de 16 år jag jobbat på myndigheten och tågade bort till andra sidan. Och vilken befrielse det var.

Redan första veckan hittade jag rutiner för vad jag skulle plocka med mig till det för dagen valda skrivbordet. Jag satte mig vid ett fönster, kikade ut i Rinmansparken och lyssnade förstrött på småprat om det Nationella regionalfondsprogrammet och arbetet med kommunikationsinsatser för olika sakfrågor och avdelningar. Och vad jag trivdes. Det konstiga var att bara genom att inte gå samma väg varje morgon, sitta vid samma bord och se samma saker skapade någon typ av känsla att sinnet blev öppnare.

Det kan förstås vara en nyhetens behag men det har hållit i sig. Visst finns det en del småsaker som kan kännas onödiga att behöva hantera, men de överväger inte. Efter studiebesöket i torsdags känner jag att våra nya lokaler, som ännu mer kommer att stödja vårt nya arbetssätt, kommer att passa mig bra.

Jag var en av de som vunnit ett studiebesök i de nya lokalerna. Byggherren och ägaren till fastigheten har som specialitet att köpa och renovera gamla fabrikslokaler så karaktären och vissa attribut i lokalerna kommer att bevaras, bland annat den gamla löneluckan, berättade Kerstin som visade oss runt. (Foto: Berlin).



Städning inför flytt

Medarbetarskap Posted on 2017-02-18 18:44

Under veckorna 9-20 gör vi gemensam sak i att försöka rensa bort så mycket som möjligt av gamla papper och annat som vi inte behöver längre.

Det kommer att finnas sorteringskärl utställda på respektive avdelning under de anvisade veckorna. Kärlen töms kontinuerligt efter behov. De kommer att vara tydligt uppmärkta och det är viktigt att vi hjälps åt att sortera efter anvisningarna. Blir det felsorterat så hanteras allt som brännbart på återvinningscentralen.

Det kommer också att finnas burar där man kan lämna in gammal it-utrustning som exempelvis trasiga headset, tangentbord och möss.

Gemensamma tidskrifter och böcker samlar vi vid nuvarande bibliotek som är i B-korridoren på plan 3. Åsa Karlsson kommer att katalogisera och sortera det som vi har lämnat in, för att sedan packa ner och se till att det kommer upp i de nya lokalerna.

Övrigt avfall som wellpapp, gamla batterier m.m. sorterar vi vid våra ordinarie källsorteringsstationer som finns mellan A- och B-korridoren, F- och G-korridoren på plan 3, vid kopieringsmaskinerna på plan 4 samt vid spiraltrappan på plan 2.

Vid flytten kommer vi få en (1) flyttkartong var till förfogande för eget material. Mer information om detta kommer senare.

Städschemat:
Vecka 9-10 Verksamhetsutveckling och stöd plan 2 (ej kommunikation och juridik)
Vecka 11-12 Forskning och Innovation, juridik och kommunikation
Vecka 13-14 Affärsutveckling och GD-sekretariatet
Vecka 15-16 Förnybar energi och klimat
Vecka 17-18 Analys
Vecka 19-20 Energieffektivisering



Aktiva professionella lagspelare

Medarbetarskap Posted on 2016-12-09 18:15

Delaktighet är en framgångsfaktor för en lyckad process
säger många som tidigare har gått över till aktivitetsbaserad arbetsplats. Så
säger vi också på Energimyndigheten. Men vad betyder egentligen delaktighet i
det här fallet? Jag tror att det kan betyda olika saker för olika personer.

I vår verksamhetsstrategi har vi satt fingret på att vi
behöver ha ett aktivt ledarskap och medarbetarskap i samspel för att lyckas med
våra uppdrag. Vi har också formulerat en idé om att medarbetarna på
Energimyndigheten ska vara aktiva och professionella
lagspelare
. Vilket gäller oss alla, såväl chefer som medarbetare.

I arbetet med våra nya lokaler blir medarbetaridén viktig.
Om delaktighet är en framgångsfaktor krävs det att vi kliver in på planen och spelar
tillsammans.

Jag vill uppmana dig som har idéer om hur du vill ha det
på din arbetsplats att gå med i någon eller flera av utvecklingsgrupperna, och
vara med och påverka utvecklingen som den aktiva professionella lagspelare du
är. Om du vill spela back eller forward eller stå i mål spelar ingen roll, bara
du är med. Från dem som stannar kvar på läktaren hoppas vi på glada hejarop. Det
är nu vi skapar vår gemensamma framtida arbetsplats!

Anmäl dig till Evastina Hagen via e-post.

Katarina Bruno

Projektledare



Väntan, förväntan och ankomst

Medarbetarskap Posted on 2016-11-25 11:45

Till helgen är första advent. Advent betyder ankomst. Jag trodde länge att det betydde väntan, att man väntade in julen. Oavsett betydelsen så är den här tiden förknippad med mycket förväntan. Så är det också i vår resa mot nya lokaler. Vi har alla olika förväntningar. En förväntan som uttalades tydligt på personalmötet innan sommaren var delaktighet och information.

Jag som arbetat med kommunikation i 25 år, bland annat i stora förändringsprocesser, vet om att det är många utmaningar i kommunikationsarbetet. Tidigt i det här arbetet tog vi fram en kommunikationsplan. Den finns på samarbetsytan Aktivitetsbaserat arbetssätt där vi samlar alla dokument. I kommunikationsplanen kan du bland annat läsa om de olika kanaler som vi använder. Den här bloggen är en ny kanal. Det tar alltid tid innan man upparbetat en ny kanal, men vi kan nu se att besöksfrekvensen ökar. Så ni som tittar in där: sprid gärna budskapet om den nya kanalen. Och var gärna med och för en dialog.

Men det där med delaktigheten då? Jo, inom projektet har vi identifierat ett tiotal områden där man kan engagera sig direkt. I byggplanen ligger de delar som påverkar kök och lunchmatsal tidigt. Vi är många som trängs idag när vi ska värma matlådor, fiska upp bestick och försöka fylla på vattenglas. Visserligen kan det bli spännande möten, men i vår kommande matsal kanske man kan åstadkomma andra utvecklande mötesformer. Någon nämnde att vi kan baka tillsammans. Vilken fantastisk idé. En sådan idé som i gruppen kök/matsal kan få verklighet om du deltar.

Här ska du också passa på att vara med och påverka om du vill ha någon extern intressent som levererar lunch. Ska det vara en automat eller fräscha sallader vid dörren eller som någon sa: integration av flyktingar som kan dela med sig av sin matkultur genom lunchverksamhet.

Vi har gjort ett upprop om att ni ska anmäla intresse till Evastina Hagen. Det går bra att anmäla intresse till vilken av grupperna som helst. I förra blogginlägget finns grupperna angivna. Den 1 december finns vi i Energikällan och berättar mer om utvecklingsgrupperna. Vi finns vid den whiteboard som vi kommer att använda som projektvägg där vi kommer att sätta upp dokument och annan dokumentation. Så tag chansen att göra verklighet av din förväntan, och anmäl dig direkt till Evastina Hagen eller kom förbi Energikällan den 1 december mellan 11.30 och 12:30.

Trevlig advent!

Katarina Bruno

Projektledare



Vill du vara med och utveckla?

Medarbetarskap Posted on 2016-11-11 15:47

I vår resa till nya lokaler vill vi bjuda in medarbetare
till att vara delaktiga i processen. Nu har vi fått en byggplan att förhålla
oss till vilket gör att vi kan planera för vårt inre arbete som sen ska
resultera i det som är våra nya lokaler. För att få en aktivitetsbaserad
lay-out kommer vi behöva mer underlag från er och under de närmaste veckorna
kommer vi göra en behovsinventering med avdelningarnas ledningsgrupper.

Tillsammans med Coor Management som har bred och djup
kunskap i förändringsresan mot aktivitetsbaserade arbetsplatser undersöker vi
affärsmässiga/verksamhetsrelaterade, personella och samarbetsbehov under de
närmaste veckorna. Detta kommer sen ligga till underlag för den arkitekt som
tar fram en aktivitetsbaserad lay-out.

För att sen få en effektivitet i utformningen av våra nya
lokaler har vi valt ut några delar som du som medarbetare kan vara med och
utveckla. Det innefattar: matsal/kök och lunchmöjligheter, ergonomi,
loungemiljöer, provsittningar, reception/servicedesk, kreativa/tysta miljöer,
friskvård, utemiljö, mötesrum, tillgänglighet närområde, hållbaret, namngivning
av mötesrum.

Påverkansmöjligheterna utformas som
arbetsgrupper/workshopar/provsittningar och kommer att starta succesivt i
förhållande till byggplanen i perioden december 2016 – oktober 2017. Först ut
är gruppen matsal/kök och lunchmöjligheter. Skicka ett mejl till Evastina Hagen
och anmäl intresse för utvecklingsgruppen kök/matsal och lunchmöjligheter.